In den meisten KMU passiert das so: Der Vertrieb legt den Kunden im CRM an. Wenn eine Rechnung gestellt wird, gibt die Buchhaltung (oder das externe Steuerbüro) denselben Kunden noch einmal in DATEV ein – mit Debitorennummer, Adresse, Zahlungsbedingungen. Ändert sich die Adresse beim Kunden, muss sie an zwei Stellen geändert werden. Stimmen die Daten nicht überein, gibt es Probleme bei der Buchung.
Die DATEV-Anbindung eines CRM-Systems löst genau diese Redundanz. Dieser Artikel erklärt, was die Schnittstelle kann, wo ihre Grenzen sind, und was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.
Was CRM und DATEV verbindet – und was nicht
Die DATEV-Schnittstelle ist kein Allheilmittel. Sie verbindet bestimmte Datenbereiche, während andere weiterhin getrennt bleiben. Eine realistische Erwartung:
Was die Schnittstelle abdeckt
- Kundenstammdaten (Debitoren): Name, Adresse, Debitorennummer, Zahlungsbedingungen werden zwischen CRM und DATEV synchronisiert.
- Ausgangsrechnungen: Rechnungen aus dem CRM oder der Auftragssoftware werden als DATEV-kompatible Buchungsdatei exportiert – der Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware kann sie direkt importieren.
- Offene Posten (teilweise): Manche Systeme spielen den Zahlungsstatus aus DATEV zurück ins CRM, damit der Vertrieb sieht, ob ein Kunde Zahlungsrückstände hat.
Was die Schnittstelle nicht abdeckt
- Eingangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung und Personalstammdaten
- Jahresabschluss und steuerliche Abschlussarbeiten
- Anlagenbuchhaltung
Wichtig für die Praxis: DATEV ist keine einzelne Software, sondern eine Produktfamilie. "DATEV-Schnittstelle" kann sehr Unterschiedliches bedeuten – von einer simplen CSV-Export-Funktion bis zu einer vollständig bidirektionalen API-Integration. Beim CRM-Kauf genau nachfragen, welches DATEV-Produkt (DATEV Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online, DATEV Mittelstand) konkret unterstützt wird.
Die drei Modelle der CRM-Buchhaltungsanbindung
Modell 1: CSV-Export (einfach, manuell)
Das CRM exportiert Rechnungen als CSV-Datei im DATEV-Format. Der Buchhalter oder Steuerberater importiert diese Datei manuell in DATEV. Vorteile: einfach, günstig, keine technische Integration nötig. Nachteile: manueller Schritt, keine Echtzeit-Synchronisation, Kundenstammdaten laufen nicht automatisch mit.
Modell 2: Datev Unternehmen online
Das CRM überträgt Belege direkt in den DATEV-Belegtransfer oder an DATEV Unternehmen online. Der Steuerberater kann die Belege direkt in seiner DATEV-Umgebung verarbeiten. Vorteile: weniger manuelle Schritte, strukturierter Workflow mit dem Steuerberater. Nachteile: Steuerberater muss DATEV Unternehmen online nutzen.
Modell 3: Bidirektionale API-Integration
Vollständige Echtzeit-Synchronisation: Kundenstammdaten laufen in beide Richtungen, Rechnungen werden automatisch übertragen, Zahlungseingänge kommen zurück ins CRM. Vorteile: keine Doppeleingaben, maximale Automatisierung. Nachteile: technisch komplex, teurer, nicht alle Systeme unterstützen das.
Checkliste: Was eine gute CRM-DATEV-Integration können muss
| Anforderung | Minimum | Ideal |
|---|---|---|
| Debitorenstammdaten | Export nach DATEV | Bidirektionale Synchronisation |
| Ausgangsrechnungen | DATEV-CSV Export | Automatische Übertragung, PDF + Buchungsdaten |
| Debitorennummern | Manuell pflegen | Automatisch vergeben und synchronisiert |
| Zahlungsstatus | Nicht vorhanden | Offene Posten aus DATEV im CRM sichtbar |
| DATEV-Produkt | DATEV CSV-Import | DATEV Unternehmen online / API |
| Steuersätze | Manuell konfiguriert | Automatisch aus DATEV-Kontenrahmen |
Debitorennummern: Die häufigste Fehlerquelle
Die DATEV-Debitorennummer ist der Schlüssel, der CRM-Kontakt und DATEV-Buchhalter-Sicht verbindet. Wenn diese Nummern nicht synchronisiert sind, entstehen Dubletten: Kunde Schmidt existiert im CRM als "Schmidt GmbH" (ohne Nummer) und in DATEV als "Debitor 10034". Klären Sie bei der Implementierung, wie Debitorennummern vergeben und synchronisiert werden – das ist meist der technisch anspruchsvollste Teil der Integration.
CRM + DATEV: Der Workflow in der Praxis
So sieht ein gut integrierter Workflow aus:
- Neukunde wird im CRM angelegt → Debitorennummer wird automatisch vergeben oder aus DATEV synchronisiert
- Angebot wird im CRM erstellt → alle Kundendaten bereits vorhanden, Preise aus dem Artikelstamm
- Auftrag wird bestätigt → Auftragsbestätigung wird mit einem Klick erzeugt
- Leistung erbracht / Ware geliefert → Rechnung wird aus dem Auftrag generiert, Pflichtangaben automatisch ausgefüllt
- Rechnung wird an Buchhaltung übergeben → automatischer Export als DATEV-Buchungsdatei, PDF-Kopie für den Kunden
- Zahlungseingang → in DATEV gebucht, optional zurückgespielt ins CRM (Kontakt ist "ausgeglichen")
Mehr zur Auftragssachbearbeitung lesen Sie im Artikel Auftragssachbearbeitung digitalisieren.
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Fuchsbau KMU kennenlernenAlternativen zu DATEV: Lexware, sevDesk & Co.
Nicht jedes KMU arbeitet mit DATEV. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen oder einen Steuerberater nutzen, der kein DATEV einsetzt, gibt es Alternativen:
- Lexware: Desktop-Software, häufig in Handwerk und Handel. Viele CRM-Anbieter haben native Lexware-Schnittstellen.
- sevDesk, Billomat, FastBill: Cloud-Buchhaltung für kleine Unternehmen. Schnittstellen sind häufig einfacher als DATEV, aber der Funktionsumfang ist geringer.
- DATEV-kompatibles CSV: Auch wenn das Buchhaltungsprogramm kein DATEV ist, kann es oft DATEV-Dateiformate importieren – der kleinste gemeinsame Nenner für die Übergabe an den Steuerberater.
Wer noch kein CRM hat und erst herausfinden möchte, was er braucht, findet im Artikel CRM für KMU: Warum Excel nicht mehr reicht einen guten Einstieg.