Die Mandantin hat ihre Daten im Intake-Formular eingegeben. Das CRM hat Dokumente gesammelt, die Kommunikation festgehalten und die Stammdaten sauber strukturiert. Jetzt erteilt sie das Mandat. Und dann – beginnt jemand, dieselben Daten zum zweiten Mal in DATEV einzutippen.
Diese Doppeleingabe ist in deutschen Kanzleien Alltag. Sie kostet Zeit, erzeugt Tippfehler und macht alle Mühe um den strukturierten Intake-Prozess teilweise wieder zunichte. Dabei gibt es eine technische Lösung: die DATEV-Schnittstelle. Dieser Artikel erklärt, wie sie funktioniert, was sie überträgt – und was ein vorgelagertes CRM tun muss, damit der Import reibungslos klappt.
Was ist DATEV – und was sind DATEV-Datenservices?
DATEV eG ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg und einer der führenden Anbieter von Steuersoftware und Kanzleilösungen in Deutschland. Für Rechtsanwälte relevante Produkte sind insbesondere DATEV Anwalt classic (integrierte Kanzleisoftware mit Aktenverwaltung und Buchführung) und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung für Kanzleien).
DATEV Datenservices sind die technischen Mechanismen, über die Daten aus Drittanbieter-Software automatisiert in DATEV übertragen werden können – ohne dass ein Benutzer Daten manuell überträgt. Der grundlegende Ablauf: Eine Quellsoftware (z.B. das CRM) bereitet die Daten in einem DATEV-kompatiblen Format auf. Diese Daten werden in die DATEV-Cloud hochgeladen. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen zieht die Daten automatisch und verarbeitet sie.
Datenfluss: CRM → DATEV
Die wichtigsten DATEV-Schnittstellen für Kanzleien
DATEV bietet verschiedene Schnittstellenformate an, je nach Anwendungsfall und Tiefe der Integration:
DATEV XML-Schnittstelle
Das DATEV XML-Format ist der offenste und flexibelste Weg, Daten in DATEV zu importieren. Es handelt sich um ein standardisiertes XML-Schema, das Buchungssätze, Stammdaten und Belegdaten strukturiert abbildet. Viele Drittanbieter (Lexware, sevDesk, BuchhaltungsButler u.a.) nutzen genau dieses Format für ihren DATEV-Export.
Für eine CRM-zu-DATEV-Schnittstelle bedeutet das: Das CRM exportiert Mandantenstammdaten im DATEV XML-Format. DATEV importiert diese Daten in Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Anwalt classic mit wenigen Klicks – oder vollautomatisch.
DATEV Datenservices Rechnungswesen
Dieser Dienst ermöglicht es, Belege und Buchungsdaten automatisiert in die Kanzlei zu übertragen. Daten fließen direkt aus der Quellsoftware in die DATEV-Cloud und von dort in das Kanzlei-Rechnungswesen – ohne manuelle Zwischenschritte. DATEV selbst beschreibt diesen Dienst als "hochautomatisiert".
DATEV Mandantennummern-System
Damit eine Übergabe funktioniert, muss jeder Mandant eine eindeutige DATEV-Mandantennummer haben. Diese wird idealerweise bereits im CRM vergeben oder beim Wechsel vom Lead zum Mandat automatisch zugewiesen. Ohne konsistente Mandantennummern ist ein automatisierter Import nicht möglich.
Was ein CRM tun muss, damit der DATEV-Import klappt
Die meisten Probleme bei DATEV-Importen entstehen nicht in DATEV – sie entstehen in der Datenquelle. Wenn das CRM unstrukturierte, unvollständige oder inkonsistente Daten liefert, scheitert der Import. Hier liegt der entscheidende Hebel:
Pflichtfelder konsequent erzwingen
DATEV benötigt bestimmte Pflichtfelder für die Mandantenanlage: Vorname, Nachname oder Firmenname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Land, und gegebenenfalls USt-ID oder Steuernummer. Diese Felder müssen im CRM als Pflichtfelder definiert sein – nicht als optionale Angaben.
Adressformate standardisieren
Straße und Hausnummer müssen in DATEV in getrennten Feldern vorliegen. Ein CRM, das nur ein einziges "Adressfeld" anbietet, erzeugt beim Import Fehler. Ein für Kanzleien ausgelegtes CRM-System erfasst Adressen von Anfang an DATEV-kompatibel: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land als separate Felder.
Mandantentyp korrekt kennzeichnen
DATEV unterscheidet zwischen natürlichen Personen und juristischen Personen (GmbH, AG, GbR etc.). Diese Unterscheidung muss bereits im CRM sauber erfasst werden, damit beim Import die richtige Mandantenvorlage in DATEV verwendet wird.
| Datenfeld im CRM | Relevanz für DATEV | Pflicht? |
|---|---|---|
| Vorname / Nachname | Mandantenname in DATEV | Ja |
| Firmenname | Bei juristischen Personen | Wenn Unternehmen |
| Straße + Hausnummer (getrennt) | Adresse in DATEV | Ja |
| PLZ + Ort | Adresse in DATEV | Ja |
| Land | DATEV-Länderschlüssel | Ja |
| Mandantentyp (Person / Firma) | DATEV-Vorlage | Ja |
| Steuernummer / USt-ID | Für Buchführung | Empfohlen |
| DATEV-Mandantennummer | Eindeutige Zuordnung | Ja |
Typische Fehler bei der DATEV-Übergabe
Wer die DATEV-Schnittstelle das erste Mal einrichtet, begegnet regelmäßig denselben Problemen:
Problem 1: Adressen in einem einzigen Feld
CRMs, die nicht für Kanzleien entwickelt wurden, erfassen Adressen oft als Freitext. DATEV erwartet strukturierte Felder. Konsequenz: Import schlägt fehl oder erzeugt fehlerhafte Datensätze, die manuell nachbearbeitet werden müssen.
Problem 2: Fehlende Mandantennummern
Wenn das CRM keine Mandantennummern vergeben kann oder diese nicht konsequent gepflegt werden, muss jede Übergabe manuell einem DATEV-Mandanten zugeordnet werden. Das macht die Automatisierung wertlos.
Problem 3: Zeichensatz-Probleme
DATEV XML erwartet UTF-8-kodierte Dateien. Wenn das CRM Daten in einem anderen Zeichensatz exportiert, kommt es zu Darstellungsfehlern bei Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß). In Mandantennamen ist das ein ernst zu nehmendes Problem.
Problem 4: Kein automatischer Abgleich
Wenn ein Mandant im CRM seine Adresse ändert, diese Änderung aber nicht automatisch in DATEV übertragen wird, divergieren die Stammdaten. Ein Abgleichsmechanismus ist für den Dauerbetrieb unerlässlich.
Best Practice: Ein CRM, das von Anfang an für den DATEV-Export ausgelegt ist, erfasst alle Pflichtfelder strukturiert, vergibt Mandantennummern automatisch und exportiert auf Knopfdruck eine DATEV-kompatible XML-Datei. Das spart pro Mandatsübergabe 10–20 Minuten manuelle Arbeit – und eliminiert Übertragungsfehler.
Der optimale Datenfluss: Von der Anfrage bis DATEV
Wie sieht ein ideal aufgesetzter Prozess aus, der Doppeleingaben vollständig eliminiert?
- Intake-Formular: Der Interessent gibt seine Stammdaten einmal ein – in einem Formular, das alle DATEV-Pflichtfelder strukturiert abfragt. Das CRM speichert diese Daten sofort im korrekten Format.
- Qualifizierung & Mandatserteilung: Wenn das Mandat erteilt wird, erhält der Datensatz im CRM eine DATEV-Mandantennummer. Ab diesem Zeitpunkt ist er "DATEV-ready".
- Export: Das CRM generiert auf Knopfdruck eine DATEV XML-Datei oder überträgt die Daten direkt über DATEV Datenservices in die DATEV-Cloud.
- Import in DATEV: In DATEV Anwalt classic oder Kanzlei-Rechnungswesen werden die Daten importiert – der Mandant ist angelegt, die Buchführung kann beginnen.
- Synchronisation: Änderungen im CRM (neue Adresse, Telefonnummer) werden beim nächsten Export automatisch an DATEV übertragen.
CRM mit DATEV-Export – ohne manuelle Doppeleingabe
Fuchsbau Legal erfasst Mandantenstammdaten DATEV-ready und bereitet den Import strukturiert vor. Einmalig eingerichtet, kein Abo, Server in Deutschland.
Fuchsbau Legal kennenlernenbeA-Integration: Der nächste Schritt
Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist seit 2022 für alle zugelassenen Rechtsanwälte verpflichtend. Eine sinnvolle Ergänzung zur DATEV-Schnittstelle ist die Integration von beA-Nachrichten in den CRM-Workflow: Eingehende Nachrichten über das beA können einem bestehenden Lead oder Mandat im CRM zugeordnet werden – ohne dass der Kommunikationsverlauf auseinanderfällt.
Diese Integration ist technisch anspruchsvoller als der reine DATEV-Export, aber für Kanzleien mit hohem beA-Aufkommen (Mahnverfahren, Zustellungen) ein erheblicher Effizienzgewinn.
Fazit: Datenqualität entscheidet über Automatisierungserfolg
Die DATEV-Schnittstelle ist kein Selbstläufer. Sie funktioniert nur so gut, wie die Daten strukturiert sind, die ihr übergeben werden. Ein CRM, das von Anfang an mit DATEV-Kompatibilität im Sinn entwickelt wurde, schafft die Grundlage für einen nahtlosen, fehlerfreien Import – und macht die gesamte Effizienz des Intake-Prozesses erst vollständig nutzbar.
Lesen Sie weiter: CRM für Kanzleien – der vollständige Überblick